การคัดลอกและการย้ายข้อมูล

         โปรแกรม Microsoft Excel 2003   มีการป้อนข้อมูลลงในเซลล์  การคัดลอกและการย้ายข้อมูลจึงทำได้ง่ายและยืดหยุ่น สามารถทำได้ทั้งแผ่นงาน  เฉพาะแถวหรือคอลัมน์ หรือเฉพาะเซลล์และมีวิธีการทำได้หลายวิธี

การทำสำเนาหรือการคัดลอก (Copy)

         การทำสำเนาหรือการคัดลอก (Copy) หมายถึง การทำให้ข้อมูลที่มีอยู่ในเซลล์นั้น หรือในพื้นที่หนึ่งไปเกิดขึ้นในเซลล์หรือในพื้นที่อื่น ๆ โดยที่ข้อมูลเดิมยังคงอยู่

ขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลการคัดลอก (Copy)
        1.  กำหนดพื้นที่ทำงาน

        2.  คลิกที่คำสั่ง แก้ไข (EDIT) > คัดลอก (COPY) หรือคลิกที่สัญรูป

         เมื่อทำการคัดลอกจะปรากฏเส้นประ (Marky) ล้อมรอบเซลล์ที่ถูกเลือก

         3.  คลิกที่พื้นที่ที่จะวางข้อมูล

         4.  คลิกที่คำสั่ง แก้ไข(EDIT) > วาง (PASTE) หรือคลิกที่สัญรูป

การคัดลอกเซลล์โดยการใช้ปุ่ม Ctrl + C

วิธีนี้เป็นการคัดลอกข้อมูล มีวิธีการดังนี้

1.       เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก

2.       กดปุ่ม Ctrl กับปุ่ม C พร้อมกันปรากฏ

3.       คลิกที่เซลล์ที่ต้องการวาง กดปุ่ม Ctrl กับ ปุ่ม V พร้อมกัน

การคัดลอกเซลล์โดยการใช้ปุ่ม Ctrl

เป็นการาคัดลอกช่วงของแผ่นงาน ซึ่งรวมถึงค่าตัวเลขและสูตรที่อยู่ในเซลล์นั้น

1.       เลือกเซลล์ที่ต้องการจะคัดลอก

2.       นำเมาส์ไปชี้ที่ขอบของเซลล์ที่เลือกไว้ ซึ่งต้องให้เมาส์เป็นรูปลูกศร ( )

3.       ลากมาไว้ในเซลล์ที่ต้องการวาง โดยในขณะที่ลากเมาส์นั้นต้องกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ด้วย

การคัดลอกข้อมูลโดยใช้ AutoFill

ข้อมูลที่มักใช้บ่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อความหรือตัวเลข มีลักษณะเป็นข้อมูลที่ต้องเรียงลำดับ เช่นชุดลำดับเลขคณิตที่มีการเพิ่มหรือลดด้วยอัตราที่เท่ากัน ข้อมูลที่มีรูปแบบที่แน่นอน เช่น เดือนต่าง ๆ ของปี  วันต่าง ๆ ของสัปดาห์ โปรแกรม Excel จะเอื้ออำนวยความสะดวกในการป้อนข้อมูลลงในตารางเป็นข้อมูลที่ซ้ำ ๆ กัน และอยู่ติดกันเราสามารถคัดลอกข้อมูลอย่างรวดเร็วโดยวิธีการ AutoFill ได้

1.       คลิกเมาส์เลือกเซลล์และเลื่อนเมาส์ไปที่มุมขวาล่างของเซลล์เป็นเครื่องหมาย + เล็ก ๆ

2.      คลิกเมาส์ค้างไว้พร้อมกับ ลากเมาส์ (Drag mouse)

3.       ปล่อยเมาส์ข้อมูลถูกคัดลอกมา

การคัดลอกเซลล์โดยการลากที่ จุดจับเติม (Fill handle)

            วิธีนี้เป็นการคัดลอกข้อมูล และสูตรต่าง ๆ มีวิธีการดังนี้

4.       เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก

5.      นำเมาส์ไปชี้ที่มุมขวาล่างของเซลล์ที่เลือกไว้ หรือเรียกว่า จุดจับเติม (Fill Handle) ซึ่งต้องให้เมาส์เปลี่ยนเป็นรูปกากบาทสีดำ (+) แล้วให้ลากเมาส์ลงมา

หมายเหตุ   ถ้าต้องการสำเนาข้อมูลในเซลล์หนึ่งไปเซลล์หนึ่งไปยังหลาย ๆ เซลล์ โดยที่พื้นที่รับข้อมูลอยู่ติดกับพื้นที่ต้นแบบสามารถทำโดยการป้อนข้อมูลอัตโนมัติ

การทำย้ายข้อมูล 

การทำย้ายข้อมูล  หมายถึงการย้ายข้อมูลในเซลล์หนึ่งไปยังอีกเซลล์หรือพื้นที่ใหม่  การย้ายต่างจากการสำเนา คือ การทำสำเนาจะทำให้มีข้อมูลหรือสูตรเพิ่มขึ้นจากเดิม  ส่วนการย้ายจะไม่ทำให้ข้อมูลเพิ่มขึ้นเพียงแต่เป็นการย้ายข้อมูลจากบริเวณเดิมไปสู่บริเวณใหม่

ขั้นตอนการย้ายข้อมูล
1.  กำหนดพื้นที่ทำงาน
2.  คลิกที่คำสั่ง แก้ไข (EDIT) > ตัด (CUT) หรือคลิกที่สัญรูป   หรือ  ใช้ปุ่ม Ctrl +X
3.  คลิกที่พื้นที่ที่จะวางข้อมูล
4.  คลิกที่คำสั่ง แก้ไข (EDIT) > วาง (PASTE) หรือคลิกที่สัญรูป หรือใช้ปุ่ม Ctrl +V

รูปภาพแสดงการคลิกพื้นที่ที่ต้องการ

รูปภาพแสดงการคลิกที่คำสั่ง แก้ไข >  ตัด

รูปภาพแสดงการคลิกพื้นที่ที่ต้องการวาง

รูปภาพแสดงการคลิกคลิกที่คำสั่งแก้ไข  >  วาง