ข้อมูลและสารสนเทศ (DATA & INFORMATION)

     นักเรียนคงคุ้นเคยกับคำว่า "ข้อมูล" มานานแล้ว ในโรงเรียนมีข้อมูลอย่มาก เช่นข้อมูลเกี่ยวกับตัวนักเรียน ข้อมูลวิชาเรียน ข้อมูลเกี่ยวกับครูผู้สอน ข้อมูลเกี่ยวกับผลการเรียนของนักเรียน ในการดำเนินการต่าง ๆ ต้องอาศัยข้อมูลเข้ามาประกอบ

     ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ภาพ เสียง วีดิโอ

     ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจ ไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ

     ดังนั้นการเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจนั่นเอง ข้อมูลจึงหมายถึงตัวแทนของข้อเท็จจริง หรือความเป็นไปของสิ่งของที่เราในใจ

     อย่างไรก็ดี ข้อมูลข้อมูลที่รวบรวมไว้อาจไม่ให้รายละเอียดทั้งหมด เช่น ข้อมูลของนักเรียนคนหนึ่งที่โรงเรียนเก็บรายละเอียดเกี่ยวกับ ชื่อ ที่อยู่ บ้านเลขที่ ชื่อผู้ปกครอง บิดา มารดาเลขที่ใบสำเนาทะเบียนบ้านข้อเท็จจริงที่บันทึกไว้นี้ไม่อาจทำให้รู้จัก และเข้าใจนักเรียนผู้นี้ได้อย่างถ่องแท้ เพราะมีข้อมูลอย่างอื่นของนักเรียนที่ไม่ได้บันทึกไว้อีกมาก เช่น สีผม สีตา ตำหนิ ความสูง น้ำหนัก อาหารที่ชอบ วิชาที่ชอบ ในการดำเนินการใด ๆ จำเป็นต้องเก็บรวบรวมข้อมูลเอาไว้ เช่น เมื่อนักเรียนสมัครเข้าโรงเรียนก็บันทึกประวัติไว้ มีการบันทึกการมาเรียนของนักเรียนทุกวัน บันทึกผลการเรียน ข้อมูลเหล่านี้จึงเป็นข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น และนำมาใช้ประโยชน์ได้ในภายหลัง

     ในการดำเนินการทางธุรกิจจำเป็นต้องเก็บรวบรวมข้อมูลเอาไว้ใช้งาน เช่น ร้านค้าแห่งหนึ่งเก็บข้อมูลการขายสินค้าตลอดปีเอาไว้ เขาสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาศึกษาปริมาณการขายต่อเดือน สินค้าใดขายไม่ดี แนวโน้มการขายเป็นอย่างไร สินค้าตัวใดมียอดการขายตามเทศกาล หรือมีผลจากภายนอกเข้ามาเกี่ยวข้อง

     สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่มีความหมาย ซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ดังนั้นจึงหมายถึงข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสม และถูกต้อง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ อยู่ในรูปแบบที่ใช้ได้ และจะต้องอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการ เช่น เมื่อต้องการไปใช้ในการวางแผน การขาย สารสนเทศที่ต้องการก็ควรจะเป็นรายงานสรุปยอดขายแต่ละเดือนในปีที่ผ่านมา