ลักษณะของข้อมูล

1.  ข้อมูลตัวเลข  ได้แก่ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนซึ่งจะนำไปใช้ในการคำนวณ เช่น ปริมาณนำฝน ณสถานที่แห่งใด

     แห่งหนึ่งเป็น 184 มิลลิเมตร อุณภูมิในห้องเรียนขณะนี้เป็น 28 องศาเซลลเซียส

     จำนวนนักเรียนในชั้นเรียน ม.5/1  29 คน

2.  ข้อมูลอักขระ ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร  ตัวเลขที่ไม่ได้ใช้ในการคำนวณ หรือสัญลักษณ์ต่า ๆ เพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง 

     หรือาจเป็นตัวอักษร ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ผสมกัน เช่น  ชื่อโรงเรียนปิยะบุตร์   ซึ่งเป็นอักษรล้วน ทะเบียนรถ กง 8386 

3.  ข้อมูลภาพ ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นภาพถ่ายหรือภาพลายเส้น เช่น ภาพถ่ายแบบก่อสร้างอาคาร ภาพลายเซ็น 

4.  ข้อมูลเสียง ได้แก่ เสียงที่บันทึกเอาไว้ด้วยแถบเสียง หรือบันทึกเป็นข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์และใช้คอมพิวเตอร์ใน

    การประมวลผล เช่น การบริการสารสนเทศผ่านทางโทรศัพท์ของธนาคารต่าง ๆ ซึ่งการบริการนี้ได้ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการ

    ประมวลผลและให้ผลลัพธ์เป็นเสียงตอบกลับมาทางโทรศัพท์

การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

         ในปัจจุบันที่สังคมเป็นสังคมสารสนเทศ ข้อมูลถือเป็นทรัพยากรที่มีค่าของทุกๆ หน่วยงานไม่ว่าขนาดเล็กหรือใหญ่ หน่วยงานที่สามารถจัดการข้อมูลได้ดีกว่าย่อมได้เปรียบกว่าในทุกๆ ด้าน ดังนั้น จึงได้มีความพยายามนำเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยใน การจัดการข้อมูล โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลของหน่วยงานมีความถูกต้อง แม่นยำ ทันสมัยและสะดวกต่อการเรียกใช้งานมากที่สุด หากจะพิจารณาถึงการจัดการข้อมูลย่อมจะหมายถึง การจัดเก็บข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อนำมาใช้งาน  การจัดการข้อมูลจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานในชีวิตประจำวันและมีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยประมวลผลเพื่อได้ข้อมูลที่ถูกต้องอย่างรวดเร็ว การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่เป็นระบบและการเก็บข้อมูลควรพยายามลดขนาดของข้อมูลให้เล็กที่สุด แต่ยังคงความหมายในตัวเองมากที่สุด