รูปจาก   http://school.obec.go.th/pasatwit/Di_li/content/comp/comp_web/lesson3/lesson1_2_2.htm

 ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ เป็นต้น ข้อมูลจึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับเหตุการณ์ของสิ่งต่างๆที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง มีการรวบรวม ข้อมูล อย่างเป็นระบบและต่อเนื่องดังจะเห็นจากกระบวนการเลือกตั้งที่ผ่านมาหลายพรรคการเมืองมีการใช้เทคโนโลยีรวบรวมข้อมูลหาวิธีการที่จะให้ได้ข้อมูลอย่างรวดเร็วและเมื่อสถานการณ์บางอย่างเกิดผันแปรขึ้น การเตรียมการแก้สถานการณ์จะดำเนินการ ได้อย่างรวดเร็วทันท่วงที กรรมวิธีการรวบรวมข้อมูลเป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดีจะได้ข้อมูลอย่างรวดเร็วถูกต้องแม่นยำครบถ้วน ดังนั้นผู้ดำเนินการต้องให้ความสำคัญที่จุดนี้โดยเฉพาะความรวดเร็วความรวดเร็วของการเก็บข้อมูลจึงผูกพันกับเทคโนโลยีซึ่งมีหลายวิธีเช่นการส่งอีเมลการเชื่อมต่อกับระบบปลายทางเพื่อรับข้อมูลการใช้โทรสารการใช้ระบบอ่านข้อมูลอัตโนมัติเช่นเครื่องสแกนเนอร์อ่านข้อมูลเป็นรหัสบาร์โค้ด

 คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี
1. ความถูกต้อง หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูก ต้องแม่นยำมากที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่ มาจากข้อมูลที่ไม่มีคามถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้
2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้รวดเร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือ ความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียกค้น และรายงานตามต้องการของผู้ใช้
3. ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการข้อมูล เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
4. ความชัดเจนและกะทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บ ข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้ กะทัดรัดสื่อความหมายได้ มีการใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะ จัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์
5. ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานหรือองค์การ ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ