การเปิดสมุดงาน
คือ การเรียกสมุดงานงานขึ้นมาใช้งานหรือแก้ไข โดยขั้นตอนดังนี้

1. เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่เมนู File เลือก Open หรือคลิกที่ไอคอน Open หรือกดปุ่ม Ctrl + O
2. กำหนด Folder ที่เก็บสมุดงานในช่อง Look in
3. กำหนดชื่อสมุดงานในช่อง File name หรือคลิกเลือกในช่องแสดงรายชื่อสมุดงาน และคลิกที่ปุ่ม Open
   ในกรณีที่เปิดสมุดงานที่เป็นแบบฟอร์มขึ้นมาใช้งาน ควรจะจัดเก็บสมุดงานในชื่อใหม่ เพื่อให้แบบฟอร์มนั้นยังคงอยู่เหมือนเดิมและสามารถเรียกขึ้นมาใช้ใหม่ได้โดยไม่ต้องลบข้อมูล ในแบบฟอร์มออก

   ขั้นตอนในการจัดเก็บสมุดงานมีดังนี้

4. เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่เมนู File เลือก Save As
5. กำหนด Folder ที่จะจัดเก็บในช่อง Save in หรือจะสร้างใหม่ก็ได้
6. กำหนดชื่อสมุดงานใหม่ในช่อง File name ในกรณีที่จัดเก็บใน Folder ใหม่ผู้ใช้ จะไม่เปลี่ยนชื่อสมุดงานก็ได้ เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ปุ่ม Save

รูปแบบและการบันทึกรายการในบัญชีแยกประเภท
รูปแบบของบัญชีแยกประเภทที่นิยมใช้กันทั่วไป เป็นแบบที่ลักษณะคล้ายตัว T คือ แบ่งออกเป็น 2ด้านเท่า ๆ กัน

• ด้านซ้ายมือ เรียกว่า ด้านลูกหนี้ หรือด้านเดบิต(Debit)
• ทางด้านขวามือเรียกว่า ด้านเจ้าหนี้ หรือเครดิต (Credit)

ตามรูปแบบดังนี้

วิธีการบันทึกรายการในบัญชีแยกประเภท มีขั้นตอนดังนี้

1. ดูรายการในสมุดรายวันทั่วไปว่ามีเดบิตและเครดิตบัญชีอะไรบ้าง กำหนดผังบัญชีตามลำดับหมวด 1 ถึงหมวด 5 (โดยกำหนดกิจการจะกำหนดไว้ล่วงหน้า)
2. เปิดสมุดงานแบบฟอร์มสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ชื่อLEDGER โดยใช้คำสั่ง Open จากเมนูFileหรือไอคอน Open
3. จัดเก็บสมุดงานในชื่อใหม่
4. คัดลอกรูปแบบสมุดบัญชีแยกประเภท จนได้แบบฟอร์มบัญชีแยกประเภทครบทุกบัญชี
5. พิมพ์ชื่อบัญชี และเลขที่บัญชีตามผังบัญชีที่กำหนดไว้
6. ผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ตามหลักการบัญชีคู่ โดยบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้อง ทางด้านเดบิตและเครดิตควบคู่ไป จากตัวอย่างที่ 1 (ร้านชอบตัดบาร์เบอร์) การผ่าน รายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภท ตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม จนถึง 31 มีนาคม เป็นดังนี้