การตั้งชื่อเซลและการใช้สูตร

                 ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว นั้น ได้อธิบายว่าเซลต่างๆในเวิร์กชีตจะมีชื่อเรียกว่า Cell reference หรือ "ชื่อเดิม" ของเซลอยู่ทุกๆเซล ซึ่งชื่อนี้จะประกอบไปด้วยชื่อคอลัมนและแถวของเซลนัน้มารวมกัน เช่น เซลที่อยู่ตรงคอลัมน์ F แถวที่ 8 ก็จะเรียกว่าเซล F8 แต่ในการทำงานจริงบางครั้งจำเป็นต้องตั้งชื่อเซลให้สื่อความหมายมากกว่านี้ เพื่อให้นำไปใช้งานได้ง่ายและสะดวกขึ้น เช่น ถ้ามีเซลอยู่กลุ่มหนึ่งซึ่งเก็บจำนวนเงินที่นำเข้าสินค้าเดือนกุมภาพันธุ์ แทนที่จะเรียก "E5:E8" แต้ถ้าเราตั้งว่า Feb หรือ ก.พ. ก็น่าจะเข้าใจมากกว่า

ตั้งชื่อใหม่ให้เซลหรือกลุ่มเซล 
ตั้งชื่ออัตโนมัติจากหัวคอลัมน์หรือหัวแถว 

ตั้งชื่อเซลโดยใช้ กล่องชื่อ ( Name box ) 
     วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดในการตั้งชื่อเซลหรือกลุ่มเซลเพียงกลุ่มเดียว เพราะคุณสามารถจะพิมพ์ชื่อเข้าไปในช่อง name box (กล่องชื่อ) ได้ทันที   ( วิธีนี้ใช้ตั้งชื่อเซลได้อย่างเดียว แต่จะลบหรือเปลี่ยนชื่อไม่ได้ ) 
1. เลือกเซลหรือกลุมเซลที่ต้องการตั้งชื่อเป็นชื่อเดียวกัน 
2. คลิกที่ช่อง name box (กล่องชื่อ) พิมพ์ชื่อหรือกลุ่มเซล 
3. เสร็จแล้วกด Enter 

การดูผลลัพธ์จากแถบสถานะ
1. เลือกกลุ่มเซลที่ต้องการนำมาคำนวรค่า 
2. คลิกขวาบนแถบ Status ( สถานะ ) แล้วเลือกผลลัพธ์ที่ต้องการจากเมนูลัดซึ่งจะประกอบด้วย 
    None (ไม่มี) ไม่ต้องคำนวณหาผลลัพธ์ใดๆเลย 
    Average (ค่าเฉลี่ย) หาค่าเแลี่ยของตัวเลข 
    Count (จำนวนนับ) นับจำนวนเวลทั้งหมดที่คุณเลือกไว้ 
    Count Nums (นับเฉพาะสิ่งที่เป้นตัวเลข) นับจำนวนเซลที่เป็นตัวเลข 
    Max (ค่ามากที่สุด) หาค่าสูงสุดจากทุกๆเซลที่เลือก  
    Min (ค่าน้อยที่สุด) หาค่าต่ำสุดจากทุกๆเซลที่เลือก 
    Sum (ผลรวม) หาผลรวมของตัวเลข

ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ 
 
Opertor  ความหมาย  ตัวอย่างการใช ้ 
+  บวก  4+7 
-  ลบ  15-3 หรือ -6 
*  คูณ  8*3.5 
/  หาร  9/4 
%  เปอร์เซ็นต์  3%(มีค่าเท่ากับ 0.03) 
^  ยกกำลัง  2^3(หมายถึง 2 ยกกำลัง3) 
 
ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ 
 
Operator  ความหมาย  ตัวอย่างการใช ้ 
=  เท่ากับ  A1= B1 
>  มากกว่า  A1> B1 
<  น้อยกว่า  A1< B1 
>=  มากกว่าหรือเท่ากับ  A1>= B1 
<=  น้อยกว่าหรือเท่ากับ  A1<= B1 
<>  ไม่เท่ากับ  A1<> B1 
 
ตัวดำเนินการกับข้อความ ( Text Operator ) 
 
    
ข้อความในที่นี้อาจเป็นตัวอักษรเพียงตัวเดียว ข้อความทั้งประโยค หรือข้อความที่ไม่มีตัวอักษรอะไรเลยก็ได้ (null string ) ซึ่งเวลาเขียนจะใช้เครื่องหมายคำพูดปิดและเปิดติดกันดังนี้ " " 
 
Operator  ความหมาย  ตัวอย่างการใช ้ 
&  นำข้อความตั้งแต่ 2 ข้อความข้อความขึ้นไปมาต่อเป็นข้อความเดียวกัน  "บริษัท"& "อาหารไทย" หรือ A1&B1& C1 
 
ระดับความสำคัญ 
     Opertor แต่ละตัวมีระดับความสำคัญไม่เท่ากัน เช่น เราใส่สูตร =2+3*5 โดยเราต้องการใหโปรแกรมนำ 2+5 (ได้5) แล้วนำไปคูณกับ 5 จะได้เป็น 25 แต่เครื่องหมายคูณ* มีระดับความสำคัญสูงกว่าบวก + โปรแกมจึงนำ3*5 ก่อน(ได้15) แล้วจึงบวกกับ 2 ได้เป็น 17 วิธีที่จะบังคับให้ Excel คิดเหมือนที่เรา ก็คือใส่ ( ) คร่อมส่วนที่ต้องการคำนวณก่อนเป็น =(2+3)*5 เท่านี้ก็ได้คำตอบที่ถูกต้องแน่นอน
 
    
     ตารางต่อไปนี้จะแสดงระดบความสำคัญของ Opertor ต่างๆจากมากไปน้อย โดย Opertor ที่มีระดับความสำคัญสูงจะถูกคำนวณก่อน และถ้ามี opertor ที่มีระดับความสำคัญเดียวกันในสูตร Excel จะคำนวณจากซ้ายไปขวาทีละตัว 
 
ระดับ  Opertor  หมายเหตุ 
1  -  คือเครื่องหมายที่แสดงค่าลบของตัวเลข เช่น 2 
2  %  เปอร์เซ็นต์ 
3  ^  ยกกำลัง 
4  * และ /  คูณ และหาร 
5  + และ -  บาก และลบ 
6  &  นำข้อความตั้งแต่2ข้อความขึ้นไปมาต่อกันเป็ฯข้อความเดียว 
7  = < > <= => <>  ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ 

พิมพ์สูตรคำนวณด้วยตัวเอง 
     วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างสูตรก็คือพิมพ์ทุกอย่างลงไปเอง ไม่ว่าจะเป็นชื่อเซล ตัวเลข หรือเครื่องหมายคำนวณต่างๆ 
1. คลิกเลือกเซลที่จะใส่สูตรคำนวณ 
2. พิมพ์เครื่องหมาย = 
3. พิมพ์สูตรโดยใช้ชื่อเซล หรือตำแหน่งเซล 
4. กด Enter ก็ขะได้ผลลัพธ์ 

ฟังก์ชั่นและสูตรคำนวณ 

ฟังก์ชั่นถ้าเราจะกล่าวถึงก็เหมือนกับว่าเป็น Operand ตัวหนึ่ง โดยในสูตรอาจประกอบไปด้วยฟังก์ชั่นอย่างเดียว เช่น AVERAGE( A2:A5:B12 )ซึ่งเป็นการหาค่าเฉลี่ยของตัวเลขในเซล 3 เซลในวงเล็บ หรืออาจมีฟังก์ชั่นปนกับข้อมูลอื่น เช่น =B4/SUM( D5:F5) คือให้นำผลรวมของเซล D5 ถึง F5 ไปหารค่าในเซล B4 
สำหรับอาร์กิวเมนต์ที่เป็นชื่อเซล จะพิมพ์ลงไปเองหรือคลิกเมาส์เลือกก็ได้