การใช้เทคโนโลยีการสื่อสาร

การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีการสื่อสารในธุรกิจ
เทคโนโลยีการสื่อสารสามารถนำมาประยุกต์ใช้ในธุรกิจเพื่อสร้างผลประโยชน์ และอำนวยความสะดวกได้มากมาย เช่น Videoconference, Voice Mail, Fax, GroupWare, Collaboration,EDIและGPS เป็นต้น

1. Videoconference
         Videoconference เป็นการรวมเทคโนโลยี 2 อย่าง เข้าไว้ด้วยกัน นั่นคือ เทคโนโลยีวีดีโอและเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ซึ่งจุดประสงค์ของการใช้เทคโนโลยี Videoconference นั้นเพื่อสนับสนุนการประชุมทางไกลเป็นหลัก ดังนั้นผู้บริหารที่ติดภารกิจในต่างแดนไม่สามารถเดินทางมาเข้าร่วมการประชุมตามสถานที่ที่กำหนดไว้ได้ ก็สามารถใช้เทคโนโลยี Videoconference ทำการเชื่อมต่อเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้บริหารผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ตมายังห้องประชุมในเวลาที่นัดหมายได้ทันที โดยจะทำให้ผู้บริหารที่อยู่ในสถานที่ห่างไกลนั้นสามารถเข้าร่วมประชุมตามปกติได้ ในขณะที่ประชุมอยู่นั้นผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนยังสามารถเห็นข้อมูล ภาพ กราฟ หรือผลิตภัณฑ์ของบริษัท ได้พร้อมกันทุกคนนอกจากนี้การใช้Videoconference ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อไปประชุมในสถานที่ใกล้ ๆ ได้ และยังช่วยประหยัดเวลาในการเดินทางด้วย
เทคโนโลยี Videoconference เป็นเทคโนโลยีที่ต้องใช้อุปกรณ์ต่อไปนี้ ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งการ์ดเสียง หรือ Sound on Board กล้องถ่ายวีดีโอขนาดเล็ก ไมโครโฟน ลำโพง (หรือหูฟัง หรือ Head-Set)และต้องมีโปรแกรมที่ใช้ควบคุมการรับส่งข้อความ ภาพ และเสียง ตลอดจนไฟล์ต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งทั้งหมดจะทำให้ผู้ร่วมประชุมเห็นภาพและได้ยินเสียงของผู้ร่วมประชุมคนอื่น ๆ ได้นอกจากเทคโนโลยีที่กล่าวมาแล้วยังมีเทคโนโลยีอีกอย่างที่ทำหน้าที่ไม่ต่างกับ Videoconference นั่นคือWeb Conference ที่เป็นการประชุมผ่านเว็บไซต์ และ Video Telephone Call ที่สามารถสนทนาผ่านโทรศัพท์พร้อมทั้งเห็นภาพอีกฝ่ายหนึ่งได้พร้อมกัน ซึ่งทั้ง 2 เทคโนโลยีนี้มักจะนิยมใช้ภายในที่พักอาศัยเป็นการส่วนตัว

 2. Voice Mail
            Voice Mail เป็นเทคโนโลยีที่ทำหน้าที่คล้ายกับเครื่องตอบรับโทรศัพท์อัตโนมัติ ซึ่งจะบันทึกเสียงของผู้ที่โทรศัพท์เข้ามาไว้ในเครื่องบันทึกเทป แต่ Voice Mail มีลักษณะที่ต่างกันเล็กน้อย กล่าวคือ แทนที่จะบันทึกเสียงของผู้พูดไว้ด้วยสัญญาณอนาล็อกแบบเครื่องบันทึกเทปทั่วไป แต่ Voice Mail กลับบันทึกเก็บไว้ใน Voice Mailbox ของเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วยสัญญาณดิจิตอล   โดยปกติแล้ว ระบบ Voice Mailจะมี Voice Mailbox ใช้เป็นกล่องเก็บบันทึกข้อความเสียงเพียงกล่องเดียวต่อ 1 ระบบ เท่านั้นไม่ว่าจะมีผู้ใช้กี่คนก็ตาม เช่น การนำ Voice Mail มาใช้ในบริษัทหรือในมหาวิทยาลัย ซึ่งพนักงานต่าง ๆ ในบริษัทหรือนักศึกษาต่าง ๆ ในมหาวิทยาลัยต่างก็ใช้ Voice Mailbox ตัวเดียวกันนี้เก็บบันทึกเสียงไว้ เป็นต้นส่วนภายใน Voice Mailbox นี้สามารถแบ่งเป็นโฟลเดอร์ย่อย ๆ ให้ผู้ใช้แต่ละคนได้ทำให้สามารถเรียกข้อความขึ้นมาฟังตอบกลับหรือส่งต่อข้อความไปถึงผู้ใช้คนอื่น ๆ ได้และหากต้องการส่งข้อความไปถึงผู้รับพร้อมกันหลายคนก็สามารถทำได้

 3. Fax
              ข้อมูลที่สื่อสารผ่านเทคโนลยีแฟ็กซ์ (FAX) นี้อาจเป็นข้อความที่พิมพ์ขึ้นหรือเขียนขึ้นด้วยมือ และอาจจะมีรูปภาพด้วยก็ได้การรับและส่งผ่านข้อมูลดังกล่าวนี้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้เครื่องแฟ็กซ์ หรือจะใช้คอมพิวเตอร์ที่มีการติดตั้งแฟ็กซ์/โมเด็มเป็นอุปกรณ์สื่อสารก็ได้แต่การใช้คอมพิวเตอร์นั้นจะช่วยประหยัดค่าจ่ายและมีประสิทธิภาพดีกว่าการใช้เครื่องแฟ็กซ์ธรรมดา กล่าวคือ ถ้าใช้คอมพิวเตอร์ผู้ใช้สามารถดูข้อความหรือรูปภาพผ่านทางหน้าจอได้ทันทีไม่จำเป็นต้องพิมพ์ออกมาเป็นเอกสาร ซึ่งก็เท่ากับเป็นการประหยัดเวลาและกระดาษนั้นเอง นอกจากนี้ผู้ใช้ยังเก็บข้อมูลต่าง ๆ ไว้เป็นไฟล์ได้ ซึ่งการเก็บข้อมูลเป็นไฟล์นี้จะทำให้ผู้ใช้ควบคุมและจัดการไฟล์ได้ง่ายกว่าการเก็บเป็นเอกสารและด้วยคุณประโยชน์เช่นนี้จึงทำให้บริษัทใหญ่ ๆ เช่น บริษัทประกันภัยที่ต้องการรับส่งข้อความต่าง ๆ เป็นจำนวนมากในแต่ละวันหันมาใช้การรับส่งแฟ็กซ์ด้วยโมเด็มแทนการใช้เครื่องแฟ็กซ์ธรรมดา

 4. Group Ware
          Group War e คือ โปรแกรมที่ช่วยสนับสนุนกลุ่มบุคคลที่ทำงานร่วมโครงการเดียวกันให้มีการแบ่งปันสารสนเทศผ่านทางเครือข่าย (LAN และ WAN) โดย GroupWare เป็นองค์ประกอบของแนวความคิดอิสระที่เรียกว่า “Workgroup Computing” ซึ่งประกอบไปด้วยฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ของเครือข่ายซึ่งจะทำให้ผู้ร่วมงานทุกคนสามารถสื่อสารถึงกัน และร่วมกันจัดการโครงการต่าง ๆ ร่วมประชุมตามหมายกำหนดการตลอดจนร่วมกันตัดสินใจเป็นกลุ่มได้

 5. Collaboration
             Collaboration เป็นความสามารถของซอฟต์แวร์แต่ละชนิดที่ทำให้ผู้ใช้งานทำงานร่วมกันได้โดยต่อเชื่อมถึงกันผ่าน Server เช่น โปรแกรม Microsoft Office XP ที่สามารถปฏิบัติงานหรือติดต่องานร่วมกับผู้อื่นได้และมีความสามารถในการควบคุมการประชุมแบบออนไลน์ (Online Meeting) เช่น สามารถแบ่งปันไฟล์เอกสารให้กับผู้อื่นได้เปิดอ่านพร้อมกันและถ้ามีใครซักคนเปลี่ยนแปลงข้อมูลไฟล์คนอื่น ๆ ที่กำลังเปิดไฟล์อยู่ก็จะเห็นการเปลี่ยนแปลงนั้นด้วย เป็นต้น

 6. EDI (Electronic Data Interchange)
              EDI คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง โดยระบบ EDI จะมีองค์ประกอบที่สำคัญอยู่ 2 อย่าง คือ การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนเอกสารที่เป็นกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากลด้วยสององค์ประกอบนี้ให้ทุกธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลก
ข้อดี   -  ลดงานซ้ำซ้อน และลดขั้นตอนการจัดการรับ – ส่งเอกสาร

1.  เพิ่มความถูกต้อง รวดเร็ว และแม่ยำ ในการรับ – ส่งเอกสาร
2.  สามารถนำเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้มากที่สุด
3.  ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร เช่น ค่าแสตมป์ ค่าพัสดุไปรษณีย์ และพนักงาน
4.  เพิ่มความรวดเร็วในการทำธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาวะที่มีการแข่งขันสูงขึ้น
5.  เพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า

 7. GPS (Global Positioning System)
                ระบบ GPS ประกอบไปด้วยเทคโนโลยีที่ใช้ตรวจสอบตำแหน่งที่ตั้งของ GPS Receiver (อุปกรณ์รับสัญญาณ) ผ่านทางดาวเทียม ซึ่งมีลักษณะการทำงานโดยแบ่งเป็น 2 ขั้นตอน คือ
1. ดาวเทียมแต่ละดวงที่โคจรอยู่รอบโลกจะส่งสัญญาณมาที่ GPS Receiver ทุก ๆ 1,000 วินาที ซึ่งสัญญาณที่ส่งมานี้เป็นสัญญาณที่บอกให้ทราบว่า GPS Receiver กำลังอยู่ที่พิกัดใดในโลก
2. เมื่อ GPS Receiver ได้รับสัญญาณแล้วจะทำการวิเคราะห์สัญญาณที่ได้จากดาวเทียมแล้วแสดงออกมาให้ผู้ใช้ได้ทราบ ซึ่งรูปแบบการแสดงผลนี้สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 แบบ นั่นคือ
            1) แสดงผลที่ GPS Receiver ซึ่งจะมีจอภาพแสดงให้เห็นว่ากำลังอยู่ ณ ตำแหน่งใดในแผนที่โลก
            2) รับสัญญาณจากดาวเทียมแล้วส่งสัญญาณไปวิเคราะห์และแสดงผลต่อยังสถานี ดังรูป

ภาพแสดงวิธีการทำงานของระบบ GPS

                ปัจจุบันนี้ได้มีผู้นำระบบ GPS ไปประยุกต์ใช้มากมาย ตัวอย่างเช่น การป้องกันการโจรกรรมทรัพย์สิน การนำร่องเรือเดินสมุทร การควบคุมการบินอัตโนมัติ เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีผู้นำไปใช้ในโครงการวิจัยสัตว์ป่า โดยฝัง GPS Receiver ไว้ที่ในตัวสัตว์ (GPS Receiver จะถูกออกแบบและสร้างมาให้เล็กเป็นพิเศษ) เพื่อเฝ้าสะกดรอยตาม หรือหากนำไปฝังไว้ในตัวนักโทษก็จะทำให้การติดตามจับกุมนักโทษแหกคุกทำได้ง่ายขึ้น เหล่านี้คือตัวอย่างเพียงบางส่วนของประโยชน์ที่ได้รับจากระบบ GPS