การใช้โปรแกรมสเปรดชีตนอกจากจะช่วยให้การพิมพ์เอกสารประเภทข้อมูล  ตัวเลข  หรือการสร้างข้อมูลเป็นแถว (Row) และคอลัมน์ (Column) แล้วสิ่งสำคัญประการหนึ่งที่เป็นคูสมบัติเด่นของโปรแกรมประเภทนี้  คือ  การคำนวณหรือการประมวลผลข้อมูลตัวเลขเพื่อหผลลัพธ์
        ในโปรแกรมเอ็กเซล 2003 ได้สร้างเครื่องมือสำหรับการคำนวณไว้ให้ใช้ได้อย่างง่าย ๆ เรียกว่า สูตร
(Formulas) และ ฟังก์ชัน (Functions) เพียงแต่กรอกข้อมูลลงในเซลล์ที่ต้องการหาผลลัพธ์ 
แล้วพิมพ์สูตรหรือฟังก์ชันลงไป  ก็จะได้คำตอบที่ถูกต้องอย่างรวดเร็ว